一、采購業(yè)務(wù)管理和采購管理信息化

　　采購業(yè)務(wù)是供應(yīng)鏈上的一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，也是最基本的活動(dòng)之一。在當(dāng)代人類社會(huì)中，任何國家、企業(yè)、社團(tuán)、機(jī)構(gòu)、甚至個(gè)人，都離不開采購活動(dòng)。采購的對(duì)象既可以是實(shí)物，如原材料、零部件等，也可以是非實(shí)物，如服務(wù)、知識(shí)、設(shè)計(jì)、標(biāo)準(zhǔn)、想法、創(chuàng)意等。因此，我們說采購管理就是一個(gè)組織將要采購的對(duì)象經(jīng)過一系列的安排和行動(dòng)從廣義的供應(yīng)商那里獲取到自己的組織內(nèi)部、同時(shí)對(duì)相應(yīng)伴隨的商流、資金流、物流、信息流、知識(shí)流、服務(wù)流等的全部管理過程。

　　采購管理的信息化源于制造業(yè)，在產(chǎn)品生產(chǎn)的過程中，物料采購的成本所占比例相當(dāng)之高，而且在許多行業(yè)中這種比例是不斷呈上升趨勢(shì)的。據(jù)統(tǒng)計(jì)，美國制造業(yè)的物料采購成本占其銷售額的比重從20世紀(jì)40年代的40% 增加到60年代的50%、90年代的60%以上，到了21世紀(jì)后，有些企業(yè)的采購額竟高達(dá)80%，特別是在最近的能源與原材料價(jià)格不斷上漲的形式下，這種趨勢(shì)更加明顯。為此，采購業(yè)務(wù)管理被人們列為獲取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的根本能力之一。

　　由于采購業(yè)務(wù)對(duì)國家、行業(yè)及企業(yè)的重要性，以美國為代表的歐美國家還專門設(shè)立了采購經(jīng)理人指數(shù)PMI（Purchase Management Index），作為家國制造業(yè)的體檢表，它除了用來衡量本國制造業(yè)在采購與生產(chǎn)的主要狀況外，還對(duì)新訂單、商品價(jià)格、存貨、雇員、訂單交貨、新出口訂單和進(jìn)口等八個(gè)范圍進(jìn)行了表述。2005年4月底，我國在北京和香港兩地發(fā)布了中國的采購經(jīng)理人指數(shù)PMI，它包括了制造業(yè)和非制造業(yè)采購經(jīng)理指數(shù)，并與GDP一同構(gòu)成我國宏觀經(jīng)濟(jì)的重要指標(biāo)體系。

　　采購業(yè)務(wù)管理的演變是隨著市場(chǎng)的變化和采購業(yè)務(wù)需求的不斷發(fā)展而逐漸推進(jìn)的，因此來實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上動(dòng)態(tài)的需求與供給的匹配與平衡，完成供應(yīng)鏈上的加工、制造、批發(fā)、零售等的業(yè)務(wù)運(yùn)營。而采購管理信息化的作用就是利用信息技術(shù)、特別是計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)來實(shí)現(xiàn)更多的采購流程計(jì)算機(jī)化管理和完成采購業(yè)務(wù)各層面的優(yōu)化，因此為了適應(yīng)采購業(yè)務(wù)發(fā)展的步伐，采購管理信息化也在不斷地完善與發(fā)展，在不同的時(shí)段以不同的方式來支持采購管理業(yè)務(wù)的運(yùn)作，同時(shí)也促進(jìn)了采購業(yè)務(wù)的進(jìn)一步向前發(fā)展。

　　二、采購管理信息化的發(fā)展階段與演變過程

　　采購管理信息化的起源是從制造業(yè)開始的，最初是由于物料的供給無法滿足生產(chǎn)制造的需求而萌發(fā)的，經(jīng)過不斷地演變與發(fā)展至今，其歷程大致可分為以下五個(gè)階段。

　　1．采購管理信息化的第一階段

　　物料需求計(jì)劃MRP階段：從20世紀(jì)60年代期至80 年代初。當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)是處于賣方市場(chǎng)，只要生產(chǎn)出產(chǎn)品就不愁賣不出去，制造業(yè)管理的重心是如何生產(chǎn)出更多的產(chǎn)品，因此采購業(yè)務(wù)的主要任務(wù)是如何買到盡量多的物料來保證完成生產(chǎn)，因?yàn)橹灰I進(jìn)原材料并生產(chǎn)出產(chǎn)品就保證能夠賣出去。該階段是采購管理信息化的初始階段，當(dāng)時(shí)MRP是為了解決訂貨點(diǎn)法的不足而產(chǎn)生的，由于MRP運(yùn)算的數(shù)據(jù)量很大，靠手工計(jì)算非常困難，所以隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，MRP得到了快速發(fā)展和廣泛的應(yīng)用，并一直延用至今，仍然是ERP計(jì)算物料需求的核心部分。MRP結(jié)合了生產(chǎn)訂單對(duì)產(chǎn)品的構(gòu)成進(jìn)行管理，按照產(chǎn)品的BOM展開、并對(duì)照現(xiàn)有庫存的可用量，利用計(jì)算機(jī)軟件來計(jì)算物料需求，計(jì)算出某個(gè)訂單什么時(shí)候需要什么物料，實(shí)現(xiàn)對(duì)“何時(shí)購買”、“購買多少”等進(jìn)行管理。同時(shí)還實(shí)現(xiàn)了用計(jì)算機(jī)對(duì)倉庫物料的庫存進(jìn)行記錄，并把采購與生產(chǎn)業(yè)務(wù)聯(lián)系在了一起，以及實(shí)現(xiàn)了從采購訂單的申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)一直到發(fā)給供應(yīng)商和部分物料接受、入庫的信息化管理。

　　2．采購管理信息化的第二階段

　　制造資源規(guī)劃MRPII階段：從20世紀(jì)80年代至90年代初。由于市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)，從賣方市場(chǎng)逐漸轉(zhuǎn)向了買方市場(chǎng)，企業(yè)必須要考慮生產(chǎn)什么才能更好地賣出去，因此采購業(yè)務(wù)不再是簡(jiǎn)單的買進(jìn)，而是融入了“采”，首先要精心挑選，然后再“購”進(jìn)。在管理“采”與“購”的同時(shí)還要考慮在系統(tǒng)內(nèi)管理其他因素，如供應(yīng)商信息、采購流程中的財(cái)務(wù)信息，物料質(zhì)量信息等。此時(shí)的采購管理信息化上升為MRP II，但它在此階段僅是被那些行業(yè)中的領(lǐng)軍企業(yè)所采用，而在我國，更是起步較晚。MRP II將與制造相關(guān)的一些業(yè)務(wù)集成在一起，形成一個(gè)以制造為中心的系統(tǒng)整體，提高了生產(chǎn)效率。

　　在采購業(yè)務(wù)方面，MRP II除了MRP的管理功能外，還形成了其他幾條采購管理信息化主線，如：①實(shí)現(xiàn)了對(duì)供應(yīng)商的管理，包括供應(yīng)商的各種相關(guān)信息、記錄了供應(yīng)商在供貨與交付中的表現(xiàn)，如價(jià)格、質(zhì)量、準(zhǔn)時(shí)交貨率三項(xiàng)指標(biāo)；②對(duì)物料交付的整個(gè)接收過程進(jìn)行管理，根據(jù)原始采購訂單上的各項(xiàng)條款，檢查接收的貨物是否一致，并將其入庫；③倉庫的信息化管理，包括了出入庫、庫內(nèi)的盤點(diǎn)、移庫、庫存查詢等作業(yè)的信息化管理；④全部采購業(yè)務(wù)過程的財(cái)務(wù)信息化管理，包括庫存出入庫時(shí)在財(cái)務(wù)帳上的體現(xiàn)、固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)管理、與物料成本相關(guān)的財(cái)務(wù)管理、物料驗(yàn)收后的發(fā)票管理、以及與付款相關(guān)的AP管理等，都實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)化的管理過程；⑤物料接受時(shí)的質(zhì)量管理，如果質(zhì)量不合格，則無法進(jìn)行正式入庫、生成發(fā)票和入財(cái)務(wù)帳等業(yè)務(wù)；等等。

　　MRP-II的創(chuàng)始人之一，Oliver Wright 曾對(duì)美國成功運(yùn)用MRP的企業(yè)所獲得的效益進(jìn)行了調(diào)查，結(jié)果表明，企業(yè)實(shí)施MRP-II之后，在采購方面取得的效益有：采購成本下降了5%、庫存成本下降 0-30%、庫存水平反映良好（庫存正確率提高），報(bào)表數(shù)字合理而迅速。

　　3．采購管理信息化的第三階段

　　企業(yè)資源規(guī)劃ERP階段：ERP從20世紀(jì)90年代開始一直到沿用至今，該階段的采購信息化管理進(jìn)入了大面積的普及階段，ERP已逐漸被眾多的企業(yè)所接受，并普遍采用ERP來完成對(duì)采購業(yè)務(wù)的管理。此時(shí)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)已經(jīng)相當(dāng)?shù)募ち遥环矫嬖谑袌?chǎng)上隨著業(yè)務(wù)外包的不斷增多，采購的目標(biāo)已從單純的物資擴(kuò)大到了非實(shí)物對(duì)象，企業(yè)對(duì)采購業(yè)務(wù)除了即“采”又“購”之外，還增加了許多功能與流程，如：對(duì)供應(yīng)商的供貨質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的控制：接收貨物時(shí)在流程中設(shè)定了免檢與非免檢的子流程，免檢的貨物必須要事先進(jìn)行不同等級(jí)的認(rèn)證，而非免檢貨物如時(shí)無法通過質(zhì)檢要求，在系統(tǒng)中就無法接收入庫；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行了某些指標(biāo)的評(píng)估（如質(zhì)量、價(jià)格和交貨時(shí)間三項(xiàng)指標(biāo)）；對(duì)采購成本的控制也有所加強(qiáng)，以及增加了許多業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的策略（如倉庫作業(yè)業(yè)務(wù)的出入庫策略與盤點(diǎn)策略）；等等。

　　ERP 已不再是以生產(chǎn)為中心的系統(tǒng)，它對(duì)企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行了較全面的管理，采購系統(tǒng)則成為ERP的一個(gè)模塊或子系統(tǒng)、與其他如生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、銷售與分銷、質(zhì)量控制、HR等子系統(tǒng)集成為一個(gè)整體，共同發(fā)揮作用，特別是將企業(yè)的采購業(yè)務(wù)與企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)制造以及財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)緊密聯(lián)接，形成了業(yè)務(wù)互聯(lián)的統(tǒng)一體。

　　這時(shí)的采購信息化覆蓋幾乎所有企業(yè)內(nèi)部關(guān)于采購的業(yè)務(wù)，管理包括了對(duì)采購物資在時(shí)間、數(shù)量和質(zhì)量上的確定，如：①采購訂單的申請(qǐng)、審核、批準(zhǔn)全部流程的管理，②生成采購訂單并選擇供應(yīng)商，③采購訂單狀態(tài)與進(jìn)度的查詢、處理和監(jiān)控，④貨物的接受、質(zhì)檢與校驗(yàn)，⑤供應(yīng)商質(zhì)檢的認(rèn)證、免檢與監(jiān)督，⑥出入庫作業(yè)流程，⑦庫存分類，⑧批次（batch）處理，庫存成本管理，⑨倉庫作業(yè)管理，⑩發(fā)票檢查和確認(rèn)、過帳至財(cái)務(wù)系統(tǒng)（財(cái)務(wù)向供應(yīng)商支付貨款），⑾以及與采購相關(guān)的業(yè)務(wù)等。采購訂單可以利用系統(tǒng)中已有的數(shù)據(jù)生成，這可以減輕數(shù)據(jù)輸入的工作量和盡量減少發(fā)生錯(cuò)誤的可能性，并保證數(shù)據(jù)的一致性，而所有管理是根據(jù)工作流的進(jìn)程由系統(tǒng)自動(dòng)觸發(fā)。

　　4．采購管理信息化的第四階段

　　ERP＋電子采購e- Procurement階段：從20世紀(jì)90年代后期一直至今。90年代后期，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，企業(yè)必須從更寬廣的范圍內(nèi)獲取更物美價(jià)廉的資源，因此人們已不僅僅局限在本土獲得資源，而是將眼光拓展到了全球范圍，因此采購要有全球化的視野，才能有效發(fā)掘出更具競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的貨源。新形勢(shì)與新思維引導(dǎo)企業(yè)開始了國際化的采購觀，突破了閉鎖的地域觀念。

　　這時(shí)，Internet的出現(xiàn)和開始應(yīng)用，也為人們創(chuàng)造了跨時(shí)空與跨地域采購的機(jī)會(huì)，開啟了 e-Procurement的應(yīng)用。逐漸地，越來越多的企業(yè)開始利用e-Procurement，使許多企業(yè)形成了由ERP“主內(nèi)”（做后臺(tái)處理），e- Procurement“主外”（做前臺(tái)處理）的局面，即在企業(yè)內(nèi)部的采購業(yè)務(wù)管理采用ERP來完成，而在外部、特別是資源的尋找和跨地域的交易則采用 e-Procurement來完成。

　　作為采購后臺(tái)業(yè)務(wù)處理的ERP仍然承擔(dān)了前一階段中的業(yè)務(wù)處理任務(wù)，由于ERP是面向事務(wù)的管理，它更多的是立足與業(yè)務(wù)的執(zhí)行層（內(nèi)部采購流程的作業(yè)與業(yè)務(wù)管理）和部分戰(zhàn)術(shù)層（如確定采購時(shí)間、數(shù)量與質(zhì)量，制定出入庫、移庫、盤庫策略等）。但為了支持前臺(tái)的業(yè)務(wù)，它在技術(shù)上變得更開放，以便與e-Procurement更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)接，如引入了Web和更加靈活易用的接口技術(shù)等；在業(yè)務(wù)處理上也逐漸向互聯(lián)網(wǎng)靠攏，并更多地利用業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)來支持采購業(yè)務(wù)的商務(wù)智能分析與優(yōu)化。

　　管理采購前臺(tái)業(yè)務(wù)運(yùn)營的e-Procurement隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，在上世紀(jì)末取得了很大的進(jìn)展，著名研究機(jī)構(gòu) Aberdeen Group 在1999年的一篇研究報(bào)告中證實(shí)，實(shí)施了電子采購企業(yè)的產(chǎn)品成本下降了5% - 15%、業(yè)務(wù)處理成本減少了70% 、整個(gè)業(yè)務(wù)周期縮短了50 - 70 %。它在這一階段的應(yīng)用主要是在供求信息的發(fā)布，所需資源的搜尋，交易的撮合，詢價(jià)報(bào)價(jià)，洽談協(xié)商，招投標(biāo)管理，合同簽訂，訂單狀態(tài)查詢與跟蹤，相關(guān)業(yè)務(wù)信息的查詢，以及所有業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)交換、存儲(chǔ)與文檔管理等。它加快了采購業(yè)務(wù)的速度和提高了效率，降低了采購成本，擴(kuò)大了采購范圍，將使企業(yè)的業(yè)務(wù)流程發(fā)生了巨變，原來必須在物質(zhì)世界里完成的工作現(xiàn)在可以訴諸于網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)，為企業(yè)和社會(huì)帶來了巨大的價(jià)值。

　　5．采購管理信息化的第五階段

　　ERP＋e- Procurement＋供應(yīng)商關(guān)系管理SRM(Supplier Relationship Management)階段：從21世紀(jì)起至今。進(jìn)入21世紀(jì)，經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程明顯加快，在全球范圍內(nèi)配置資源已成為一種巨潮，這直接推動(dòng)了全球采購的發(fā)展。信息技術(shù)將成為全球采購的關(guān)鍵，采購信息化管理將實(shí)現(xiàn)從執(zhí)行層、戰(zhàn)術(shù)層向戰(zhàn)略層轉(zhuǎn)變。以前，采購信息化管理的多是屬于事務(wù)性的管理，隨著ERP、電子采購的發(fā)展，特別是SRM的出現(xiàn)，使采購信息化管理逐漸向戰(zhàn)略層發(fā)展。

　　SRM還為采購管理信息化提供了新的支持功能，例如：①全球化資源的獲取，②供應(yīng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的構(gòu)建與優(yōu)化，③采購戰(zhàn)略的規(guī)劃，④物料與零部件采購的戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)性分析與優(yōu)化，⑤采購基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的優(yōu)化（如一致化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、豐富化等），⑥采購內(nèi)容與結(jié)構(gòu)的優(yōu)化分類與處理，⑦策略性資源獲取的成本分析與優(yōu)化，⑧關(guān)鍵性供給資源的風(fēng)險(xiǎn)分析與控制，⑨尋找、開發(fā)和培養(yǎng)有競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)伙伴、以及隊(duì)供應(yīng)伙伴的策略管理，⑩對(duì)供應(yīng)商的從搜尋、開發(fā)、引入、培育、認(rèn)證、投資、評(píng)估、建議、考核、或一直到被剔除等全生命周期的管理，⑾在新品研發(fā)過程的早期就引入采購業(yè)務(wù)部門的參與（既提供充分及時(shí)的支持與配合，又包含嚴(yán)格規(guī)范的限制和控制），⑿幫助和引導(dǎo)技術(shù)成熟的供應(yīng)商更早地參與新品的設(shè)計(jì)工作，⒀與生產(chǎn)制造、研發(fā)、銷售等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)開展更多的協(xié)同，特別是與供應(yīng)商開展實(shí)時(shí)協(xié)同運(yùn)作來保證供給的完美可靠，等等。這些都是在新世紀(jì)中的新需求和采購業(yè)務(wù)的新發(fā)展，因此在采購管理信息化逐步完善過程中，也使采購業(yè)務(wù)上升到一個(gè)戰(zhàn)略性資源獲取的新高度。

　　在這種新的環(huán)境與需求下，ERP＋e-Procurement＋SRM模式則被認(rèn)為是目前供應(yīng)鏈上對(duì)上游業(yè)務(wù)管理的最佳組合模式。而該組合模式的分工為：

　　1．ERP：它仍然作為采購后臺(tái)的業(yè)務(wù)處理，主要是管理企業(yè)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)的執(zhí)行（Execution）或操作（Operation）層面，即完成企業(yè)內(nèi)部采購業(yè)務(wù)中日常面向事務(wù)的處理工作；

　　2．e- Procurement：面向前臺(tái)采購業(yè)務(wù)運(yùn)營的e-Procurement更多地是發(fā)揮電子商務(wù)的作用，完成對(duì)外部供應(yīng)商和更好更廉的資源實(shí)現(xiàn)在全球范圍內(nèi)的搜尋，以及前面介紹過的所有外部采購業(yè)務(wù)的電子化運(yùn)作，完成互聯(lián)網(wǎng)在線采購業(yè)務(wù)的操作。此外，在它的支持下，使SRM能夠更好地完成其與供應(yīng)商的協(xié)同和對(duì)供應(yīng)商的優(yōu)化管理等的工作，也促進(jìn)了采購業(yè)務(wù)電子化的進(jìn)一步實(shí)施；

　　3．SRM：許多人誤認(rèn)為SRM僅僅是對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行管理的系統(tǒng)或工具，其實(shí)它更多的是提供戰(zhàn)略與戰(zhàn)術(shù)層的優(yōu)化、對(duì)供應(yīng)商更深入的管理、以及與供應(yīng)商和企業(yè)各相關(guān)部門與環(huán)節(jié)的協(xié)同，由于它具備了許多新的管理與優(yōu)化功能，因此與ERP和e-Procurement一同，完成了將從普通層面的采購提升為戰(zhàn)略層面的資源獲取。特別是SRM還將企業(yè)的采購業(yè)務(wù)與新品的研發(fā)業(yè)務(wù)、銷售與訂單管理業(yè)務(wù)等緊密聯(lián)接在一起，幫助企業(yè)充分實(shí)現(xiàn)了信息共享和協(xié)同運(yùn)作。

　　由此可見，采購管理信息系統(tǒng)完全是市場(chǎng)變化和采購業(yè)務(wù)需求發(fā)展的產(chǎn)物，它通過不斷演變與發(fā)展來增加自身的功能和完善執(zhí)行力，幫助和支持采購業(yè)務(wù)更好地運(yùn)行。然而，它不僅是在實(shí)際應(yīng)用上滿足市場(chǎng)與采購業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，而且甚至在某些情況下在管理理念上引導(dǎo)采購業(yè)務(wù)去不斷適應(yīng)市場(chǎng)的變革、而不斷地向前發(fā)展。因此，采購信息化管理的模式將會(huì)繼續(xù)隨著社會(huì)的不斷前進(jìn)、科技的不斷發(fā)展而向前發(fā)展，以不斷地完善和發(fā)揮它對(duì)整個(gè)社會(huì)應(yīng)有的作用與功效。