上海博科資訊股份有限公司   李富斌

 

 

上海元盛食品是一家具有悠久歷史的臺資公司，以經營牛羊肉聞名于海內外。元盛的產業鏈齊全，從牲畜屠宰、分割、深加工一直到出口內銷，幾乎涵蓋了肉類食品行業的全部。其銷售模式也靈活多樣，包括零售、批發、專柜、超市、委托銷售等，其產品由于優質的質量遠銷中東等地。元盛董事林氏在大陸經過多年辛苦經營，已經在全國各地分設了5處分廠分公司，共同維系整個供應鏈的運作。

其實，元盛已經有一套運行在DOS下的軟件系統，據元盛董事長介紹，該系統系美國一軟件公司十年前花費一百萬美金巨資、耗費數人、歷經兩年時間特意為元盛量身定做的涵蓋生產、購銷存、財務等業務的一套軟件系統，該系統不僅成功地支撐著上海元盛的經營，同時也在其所轄分公司分廠起著巨大的積極作用，為元盛企業在食品行業成為行業領頭羊立下了汗馬功勞。

然而，隨著元盛企業規模的擴大以及企業運作模式的不斷進步，原有的系統與企業發展發生了摩擦和不協調，成為企業規模擴張的絆腳石。主要表現在如下幾個方面：

第一、系統無法適應現有企業的運作模式和特點，如食品原料的倉位管理、保質期管理、批次管理、生產上的包裝業務、多種銷售模式、總部—門店型銷售價格體系、產品多單位計量等業務特點；

第二、系統無法實現業務—財務的一體化，使得財務無法監控業務數據的有效性，并使財務人員做重復性的無效工作；

第三、業務流程運行效率低下，企業內部業務的流轉無法在系統內完成審批和業務流程，浪費大量的紙張和寶貴的時間；

第四、銷售部門無法和金稅系統接口，導致銷售部門每天都要進行大量的重復性勞動，且容易出錯；

第五、原有的技術架構落后，IT人員無法進行持續的維護，且維護成本高；

第六、軟件系統容易崩潰，導致業務停頓，由于系統必須24小時持續運行，每次停頓不僅造成不能出貨的直接損失，而且也降低了客戶滿意度。

基于上述的考慮，元盛企業上下各部門都迫切需要一套新的完整的具有靈活性的系統，替換掉現有的系統，為元盛企業構筑一個更加堅實的能夠快速響應客戶的信息系統。

軟件選型伊始，元盛的業務、財務、IT部門的主管就以極其負責和專業的態度，對國內外多家ERP廠商進行篩選。元盛的稽核主管說，元盛企業麻雀雖小，五臟俱全。且元盛的增值客戶都是國內外有分量的企業，如肯德基、必勝客，以及國內外著名的超市和賣場，其軟件系統特別是銷售業務部分，給ERP廠商提出很大的挑戰。

為了爭取這個大項目，國內外ERP廠商猶如八仙過海，各顯其能。第一回，元盛鎖定了國內另外兩家著名ERP廠商以及一家國外ERP的巨頭。第二回合下來，國內知名的兩家廠商因為軟件不能滿足元盛業務而迅速出局。僅剩下ERP軟件巨頭和博科軟件順利進入了第三回合。競爭是慘烈的，在最后一輪，博科借助MyERP產品平臺的可靈活配置性，當場演示了元盛最為關注的多計量單位和生產上的包裝業務的技術實現，一舉擊敗了那家國外ERP軟件巨頭，取得了完滿的全勝。

由此，博科—元盛攜手踏上了食品行業企業信息化的新征程。

 

 

博科需求分析人員，在充分了解現有系統的基礎上，首先肯定了現有系統的價值，同時也指出了系統存在的弊端。并對企業流程重新進行了梳理，按照“確認交易、確認物權轉移、確認帳務、確認資金流動”企業信息化流程再造四項基本原則，對采購業務、銷售業務、倉庫業務和生產業務進行了刪減和調整。并明確了兩項基本準則，加強對企業間業務往來的管理，適當增加審批環節；縮短企業內部業務流程的運行環節，減少審批環節，減少打印工作，加強數據共享避免數據孤島的出現，以減少操作員輸錯的幾率。新的運作流程，清晰明了，容易操作，為MyERP迅速上線打下了良好的基礎。

 

在細節設計上，博科需求分析人員可以說是煞費苦心。為了在每個業務上減少操作員的輸入工作量。他們將大部分業務都控制在三個輸入點，其余關聯數據，都通過數據自動引入的方式，不需要操作人員干預，大大減少了操作人員的輸入工作量和輸入錯誤的可能性。博科需求分析人員認為，一個業務功能，如果控制輸入點在三個，則是一個成功的設計，否則一定有重新設計的可能性。

 

業務—財務一體化的工作，可以說體現了博科系統的優良特性。眾所周知，財務系統對業務系統的數據要求是極其嚴格的。原來的業務系統與財務系統不能完美地結合，在某種程度上掩蓋了業務系統存在的一些問題。為了讓業務系統中的數據準確無誤的順利生成憑證到財務系統中，博科需求分析人員在分析每個業務憑證的基礎上，將業務和財務完美地集成在一起，從而減少了財務人員的重復性勞動，使財務人員從毫無意義的機械性勞動解脫出來。

 

在博科項目經理強烈建議并大力協助下，元盛業務主管開始著手編寫以ERP為基礎的SOP手冊。博科認為僅僅有了ERP還遠遠不夠，ERP系統不僅需要持續維護并改進，企業還需要一套配合ERP系統運作的行之有效的SOP手冊。這套手冊應該逐漸積累并包含企業對各種各樣的運作模式、業務特點、操作注意事項、系統維護方法等方面的詳盡描述和操作方法以及相關人員的職責。

 

銷售價格管理是一個動態的管理方式，對每個客戶都區分出固定價格和活動價格，固定價格是除在舉辦促銷活動時間段之外使用的銷售價格。針對類似超市和肯德基、必勝客的具有總部和門店機構的客戶，還要區別門店銷售價格和總部銷售價格，在使用這些價格的時候，具有門店活動價格—〉門店固定價格—〉總部活動價格—〉總部固定價格的順次優先特點。

 

系統支持零售直銷、批發銷售、專柜銷售、委托銷售等銷售方式，又有促銷品、搭售、正常銷售等不同的產品銷售類型，不同的銷售方式在系統處理、業績統計、結算上都具有不同的處理方法。特別是超市的銷售，由于面對超市的強勢客戶，系統在送貨、銷售發票處理、以及結算收款處理上都需要具有很大的靈活性，這是系統處理需要處理的一個難題。各種不同的銷售方式和產品銷售類型在財務記賬上也有不同的處理方式。如屬于營業部門的搭售在記賬時要計入營業費用，管理部門產生的搭售和促銷記帳時要計入管理費用等。

 

 

元盛產品大多在運送過程中都需要冷凍，所以在客戶驗收時，貨物重量常常會減少，造成實發和客戶實收之間的差異。庫存管理時，按照倉庫實發減少庫存，開具發票、計算應收帳款按照客戶確認的數量，其中的差異計入營業外支出。增加了系統和財務處理上的復雜性。

 

產品在采購采用批量采購方式，如鹽等調味料在采購時按照大計量單位集中批量采購，在生產領用時按照小計量單位領用，并將相應的成本分攤計入到相應的產成品中。在銷售時，多種銷售模式和多種客戶類型使計量單位上也形成多種類型。銷售時需要按照客戶指定的計量單位靈活計算需求量以及相應報價和銷售收入。

 

食品行業的原材料多種多樣，核算方式也有直接分攤、間接分攤，領用時分攤以及月末根據材料的期初數量和期末數量倒推出本月耗用量，用于計算分攤產成品的成本。

 

根據每個月各個部門的下達的產品銷售預測，生產部門匯總產品銷售數據，并按照產品物料清單展開物料采購計劃，用于支持采購部門在合時的時間以最低的采購成本進行集中采購。

 

在原有處理方式下，原材料采購需要判斷發票是否到達用于產生不同的記帳憑證，經過系統優化后，系統在發票到達和為到達時，采用同一種處理方式和記帳方式，系統會自動產生暫估憑證和沖減暫估憑證以及入庫憑證，減少了系統操作和人為操作的復雜性，簡化了系統的處理。

 

元盛企業信息一體化解決方案，是非常典型的牛羊肉類深加工行業類型的企業信息化管理方案。在博科與元盛的共同努力下，元盛企業將大部分業務都已構建到博科MyERP平臺上。同時元盛也希望利用博科MyERP平臺的自主配置特性能夠將企業所有現金流業務都包含進來，實現企業其它現金業務以及各種費用支出和報銷管理。

面對MyERP平臺，元盛總經理信心十足，有志于將該系統推廣到其它分公司分廠中運行，還打算未來在物流方面與博科進行深入合作。